Osobní údaje v personalistice a monitoring zaměstnanců po zavedení GDPR

Cílem semináře je poskytnutí přehledu o právní úpravě nakládání s osobními údaji v každodenní personalistické praxi, zejména s ohledem na časté chyby zaměstnavatelů a možné sankce za nedodržení povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů. Účastníci semináře získají přehled, jak mají při nakládání s osobními údaji postupovat, a to jak vůči samotným zaměstnancům (respektive zájemcům o práci a bývalým zaměstnancům), tak i Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Výklad bude zaměřen na novou právní úpravu ochrany osobních údajů přijatou v rámci Evropské unie, tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které nabylo plné účinnosti 25. 5. 2018. Přestože GDPR zejména rozvíjí dosavadní právní úpravu (EU směrnici) a neobsahuje specifická pravidla pro nakládání s osobními údaji zaměstnanců, budou představeny hlavní změny nové úpravy, která dopadla na nakládání s osobními údaji všech subjektů údajů, tedy i zaměstnanců. Pro zaměstnavatele je v současné době pro implementaci GDPR nejdůležitější přesně vědět, jaké procesy s osobními údaji v organizaci probíhají, tedy provést audit nakládání s údaji zaměstnanců. Teprve poté je možné upravit interní dokumentaci, včetně informace a souhlasů se zpracováváním údajů ze strany zaměstnanců (a zájemců o práci), na které klade nová úprava vyšší požadavky, zejména pokud jde o jejich obsah a srozumitelnost. Rovněž je nutné mít pod kontrolou (a smluvně ošetřit) i předávání údajů externím obchodním partnerům, zejména poskytovatelům služeb (např. externí mzdové účtárně). Stejně jako doposud je nutné pochopitelně i zabezpečit osobní údaje, ať se jedná o listinné osobní spisy, tak především o údaje zpracovávané automatizovaně (zejm. v rámci HR informačních systémů).

Významná část semináře bude věnovaná i monitoringu zaměstnanců, respektive narušování soukromí zaměstnanců, které nově mohou začít kontrolovat a sankcionovat i inspektoráty práce. Ty přitom mohou mít i jiný – striktnější – přístup než doposud zastával Úřad pro ochranu osobních údajů. Zejména nelze vyloučit, že třeba i několik let řádně zaregistrovaný kamerový systém bude přesto inspekcí práce posouzen jako nepřiměřené narušení soukromí zaměstnanců.

Seminář je určen zaměstnavatelům zaměstnávajícím zaměstnance podle zákoníku práce, nikoliv státních zaměstnanců (zaměstnaných na základě zákona o státní službě a dalších zvláštních předpisů).

Seminář se zaměří zejména na následující okruhy:

• 1. Úvod do problematiky nakládání s osobními údaji zaměstnanců
  • zhodnocení právní úpravy v ČR
  • představení nové právní úpravy přijaté v rámci EU, nastínění povinností českých zaměstnavatelů a doporučení dalšího postupu po účinnosti GDPR
• 2. Výklad úpravy zákona o ochraně osobních údajů a představení novinek, které přineslo GDPR
  • základní principy zpracování osobních údajů
  • informační povinnost vůči zaměstnancům
  • vysvětlení případů, kdy je nutné mít souhlas zaměstnanců (kandidátů) a kdy má zaměstnavatel jiný titul ke zpracování, zejména plnění zákonných či smluvních povinností nebo ochrana oprávněných zájmů
  • vysvětlení práv zaměstnanců (kandidátů či dalších subjektů údajů), včetně nových práv dle GDPR, například právo na přenositelnost údajů nebo právo být zapomenut
  • povinnost zabezpečit ochranu osobních údajů
  • podmínky spolupráce se zpracovateli údajů, například externími mzdovými účtárnami, dodavateli software, závodními lékaři apod.
• 3. Praktické případy nakládání s osobními údaji zaměstnanců
  • nakládání s životopisy zájemců o práci (v průběhu výběrového řízení a po jeho skončení)
  • vedení osobního spisu a další nezbytné zpracování údajů zaměstnanců pro vedení personálně-mzdové agendy
  • použití fotografií zaměstnanců mimo osobní spis (zejm. na intranetu, internetu a PR materiálech zaměstnavatele)
  • předávání osobních údajů do zahraničí, zejména mateřské společnosti zaměstnavatele
  • uchovávání osobních údajů po ukončení pracovněprávního vztahu
  • monitoring zaměstnanců – monitoring emailů, použití internetu, kamerové systémy, nahrávání telefonních hovorů, GPS ve služebních autech
• 4. Závěr a diskuse