Osobní údaje v personalistice a monitoring zaměstnanců ve světle nové evropské regulace

Cílem semináře je poskytnutí přehledu o právní úpravě nakládání s osobními údaji v každodenní personalistické praxi, zejména s ohledem na časté chyby zaměstnavatelů a možné sankce za nedodržení povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů. Účastníci semináře získají přehled, jak mají při nakládání s osobními údaji postupovat, a to jak vůči samotným zaměstnancům (respektive zájemcům o práci a bývalým zaměstnancům), tak i Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Výklad bude zaměřen i na novou právní úpravu ochrany osobních údajů přijatou v rámci Evropské unie, tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které nabude plné účinnosti 25. 5. 2018 (zaměstnavatelé tak mají již jen necelý rok na to, aby uvedli veškeré své postupy, pravidla a dokumentaci do souladu s touto novou úpravou). Přestože GDPR neobsahuje specifická pravidla pro nakládání s osobními údaji zaměstnanců, budou představeny hlavní změny nové úpravy, která dopadne na nakládání s osobními údaji všech subjektů údajů, tedy i zaměstnanců. Pro zaměstnavatele je v současné chvíli nejdůležitější přesně vědět, jaké procesy s osobními údaji v organizaci probíhají (tedy provést audit nakládání s údaji zaměstnanců). Teprve poté je možné začít implementovat nové postupy a pravidla, případně i upravit interní dokumentaci, včetně informace a souhlasů se zpracováváním údajů ze strany zaměstnanců (a zájemců o práci), na které klade nová úprava vyšší požadavky, zejména pokud jde o jejich obsah a srozumitelnost.

Významná část semináře bude věnovaná i monitoringu zaměstnanců, respektive narušování soukromí zaměstnanců, které by nově mohly začít kontrolovat a sankcionovat i inspektoráty práce. Ty přitom mohou mít i jiný – striktnější – přístup než Úřad pro ochranu osobních údajů. Zejména nelze vyloučit, že třeba i několik let řádně zaregistrovaný kamerový systém bude přesto inspekcí práce posouzen jako nepřiměřené narušení soukromí zaměstnanců.

Seminář je určen zaměstnavatelům zaměstnávajícím zaměstnance podle zákoníku práce, nikoliv státních zaměstnanců (zaměstnaných na základě zákona o státní službě a dalších zvláštních předpisů).

Seminář se zaměří zejména na následující okruhy:

• 1. Úvod do problematiky nakládání s osobními údaji zaměstnanců
  • zhodnocení právní úpravy v ČR
  • představení nové právní úpravy přijaté v rámci EU, nastínění povinností českých zaměstnavatelů a doporučení dalšího postupu do účinnosti GDPR
• 2. Výklad úpravy zákona o ochraně osobních údajů a představení novinek, které přinese GDPR
  • základní principy zpracování osobních údajů
  • informační povinnost vůči zaměstnancům
  • vysvětlení případů, kdy je nutné mít souhlas zaměstnanců (kandidátů) a kdy má zaměstnavatel jiný titul ke zpracování, zejména plnění zákonných povinností nebo ochrana oprávněných zájmů
  • vysvětlení práv zaměstnanců (kandidátů či dalších subjektů údajů), včetně nových práv dle GDPR, například právo na přenositelnost údajů nebo právo být zapomenut
  • povinnost zabezpečit ochranu osobních údajů
  • podmínky spolupráce se zpracovateli údajů, například externími mzdovými účtárnami, dodavateli software, závodními lékaři apod.
• 3. Praktické případy nakládání s osobními údaji zaměstnanců
  • nakládání s životopisy zájemců o práci (v průběhu výběrového řízení a po jeho skončení)
  • vedení osobního spisu a další povinné zpracování údajů zaměstnanců pro vedení personálně-mzdové agendy
  • použití fotografií zaměstnanců mimo osobní spis (zejm. na intranetu, internetu a PR materiálech zaměstnavatele)
  • monitoring zaměstnanců – monitoring emailů, použití internetu, kamerové systémy, nahrávání telefonních hovorů, GPS ve služebních autech
  • předávání osobních údajů do zahraničí, zejména mateřské společnosti zaměstnavatele
  • uchovávání osobních údajů po ukončení pracovního poměru
• 4. Závěr a diskuse